¿Cuáles son las acciones correctivas ante las desviaciones?

Cuando la acción correctiva ha sido eficaz, la cerramos e indicamos que ha sido eficaz, la persona que hace dicho cierre y la fecha. Las no conformidades solo deberían cerrarse, cuando a su vez hemos cerrado satisfactoriamente todas las acciones correctivas relacionadas. Análisis de causa raíz de no conformidades La causa raíz de una no conformidad es la razón principal u origen principal que genera una No Conformidad. Existen muchas metodologías o técnicas que están perfectamente documentadas para la identificación de la causa raíz de una No conformidad. Entre las más importantes destacamos: el diagrama causa-efecto, diagrama de Pareto, los 5 ¿Por qué?, árbol de causas y efectos, lluvia de ideas Tanto las no conformidades como las acciones correctivas deben ser perfectamente documentadas, y lo más habitual en las organizaciones es disponer de un procedimiento dentro del sistema de gestión que establece la metodología a seguir para redactar y documentar perfectamente dicha no conformidad. La redacción de no conformidades es un aspecto crítico, en especial en el contexto de una auditoría, por lo que es importante tener una capacidad de expresión escrita, para poder hacer un report lo más exacto posible de los incumplimientos detectados, y en especial disponer de evidencias que avalen el hallazgo encontrado. Un problema común es que estas No Conformidades no son claras ni entendibles para el auditado, lo cual suele ser un punto frecuente de discusiones cuando se reúnen el equipo auditor con los responsables auditados. La redacción debe ser exacta y precisa, no dando lugar a incoherencias, confusiones ni malas interpretaciones. Consideraciones en la redacción de no conformidades Hay una serie de puntos clave que debemos considerar a la hora de documentar una NO conformidad.

Debemos tener en cuenta que en las actuales Normas ISO, la aplicación de las acciones correctivas se encuentra situada dentro del apartado de “Mejora de los Sistemas”. Los actuales Sistemas de Gestión consideran la ejecución de acciones de corrección como un elemento indispensable dentro del proceso de mejora continua de las empresas. De este modo, podemos tener desviaciones como consecuencia de errores documentales, incumplimiento de parámetros de referencia, reclamaciones de clientes, desviaciones de auditorías, falta de cumplimento de objetivos y mejoras, incumplimientos normativos o legales, auditorías, etc. Dentro del diseño de las actuaciones correctivas debe considerarse que, inicialmente, las organizaciones adoptan una primera actuación de corrección de modo que el efecto de la desviación quede corregido y, tras el análisis correcto de las causas, se suelen adoptar una serie de acciones a medio y largo plazo para resolver la causa raíz del problema detectado. La consideración de “herramientas” como las 6M suele ser bastante útil: consideración de posibles errores en maquinaria, mano de obra, materiales, medio ambiente, método y/o mantenimiento. El planteamiento de acciones correctivas demanda la realización previa de una programación de la ejecución de las medidas que se adoptan para resolver la desviación detectada. De esta forma se demanda que las acciones emprendidas tengan asociadas un responsable de su ejecución y que se encuentren acotadas a un marco temporal concreto de realización. Debemos efectuar una mención especial a los llamados Planes de Acciones Correctivas, desarrollados por muchas empresas tras la detección de no conformidades en Auditorías del Sistema. Su generación sigue la pauta de análisis expuesta en el presente artículo, siendo la única diferencia que las acciones se agrupan en un único documento resumen que se envía al ente certificador. Cabe destacar que los actuales sistemas de gestión “obligan” a efectuar en todo momento una valoración de las actuaciones adoptadas, de modo que la organización verifique la resolución satisfactoria de la desviación detectada. Esto se trata de un factor bastante relevante de cara a comprobar tanto la efectividad de las actuaciones planteadas inicialmente como de la eliminación del problema.