¿Cómo afrontar las desviaciones?

Contratar a profesionales verdaderamente especializados en control financiero, ya sea a nivel interno de la empresa o utilizando los servicios de una consultora externa. Adquirir herramientas de control financiero de calidad y aprender a usarlas correctamente. Fijarse en los problemas de índole financiero que la propia experiencia o la de otras empresas ha demostrado que suelen ser habituales: Inventarios excesivos: pérdidas por deterioro, almacenaje, obsolescencias, etc. Exceso de facturas por cobrar y pagar. Inversión en activos fijos tangibles por encima de las necesidades de la empresa. Condiciones operativas de un nivel inferior a la competencia. Volumen de ventas muy elevado y no proporcional a la fuente de medios propios. Problemas de stock y logística. Inversiones inadecuadas. Gastos excesivos en algunos departamentos o partidas. Desequilibrios en la situación del activo, el pasivo y/o el patrimonio neto. A la hora de tomar las decisiones correctivas adecuadas, no se debe olvidar que las empresas y organizaciones, sobre todo si son de tamaño considerable, son como un gran engranaje donde sus diversas y múltiples piezas se interrelacionan, afectándose las unas a las otras.

Si se producen desviaciones respecto a los objetivos basados en las mediciones del rendimiento en C01, debes gestionarlas e intentar volver a la senda. En los casos complicados, puedes organizar un taller y obtener la ayuda de todos los miembros del equipo o de un grupo selecto de ellos, para planificar cómo recuperarte de la desviación. En los casos críticos o delicados, informa al patrocinador, pide su consejo y solicita su aprobación para el Plan de recuperación. Si no es posible recuperarse de las desviaciones, hay que buscar la aprobación del patrocinador para establecer objetivos y metas revisados, y hacer que éstos sean aprobados. Los planes de recuperación deben ser realistas e incluir cosas procesables que se puedan aplicar y evaluar. Si tienes que elegir entre recuperarte de una desviación o resolver la causa raíz de la desviación que puede causar el mismo incidencias en el futuro, da prioridad a lo segundo. De lo contrario, estarás continuamente apagando incendios. Para alcanzar los objetivos del proyecto, debemos recuperarnos de las desviaciones lo antes posible, antes de que se acumulen. Y lo que es más importante, si intentamos recuperarnos de las desviaciones y no lo conseguimos, y vemos una tendencia alarmante en el proyecto, sabremos que los objetivos del proyecto no pueden cumplirse con los objetivos existentes, y tenemos que revisar esos objetivos.

Para afrontar las desviaciones, es fundamental controlar el presupuesto, prestar atención al consumo del presupuesto destinado a un proyecto es clave para alcanzar el éxito en la gestión. A veces, surgen imprevistos que provocan el agotamiento del presupuesto antes de la finalización del proyecto, lo que puede provocar la paralización o generar una ampliación de presupuesto, lo que repercute directamente en la rentabilidad de la empresa. Es importante que la persona encargada de la implantación sea muy rigurosa y exhaustiva con el proceso, optimizar los recursos al máximo, teniendo en cuenta los imprevistos que puedan surgir, destinando una partida a éstos. Contar con un ERP ayuda a planificar las necesidades de compra e informar de los movimientos de consumo de materiales, por lo que es posible agilizar la toma de decisiones y controlar el presupuesto. Además, los ERP permiten a los empleados imputar tiempo y llevar a cabo un seguimiento de los recursos empleados. Tener una visión global de todos los procesos y de las tareas a realizar, permite realizar una previsión de horas ajustada y saber qué recursos y tiempo se necesita invertir en cada uno de ellos. Los software de gestión empresarial son una buena manera de controlar las desviaciones de un proyecto evitando sobrecostes y permitiendo la toma de decisiones más rápidas.