¿Qué hacer si se detectan desviaciones?

Debemos registrar todas las desviaciones que se produzcan en nuestra planta, pero quizás no necesitan de un informe formal y completo de investigación, ya que dependerá de su grado de significancia. Son todas aquellas desviaciones que pueden afectar directa o indirectamente a la calidad, seguridad o eficacia del producto y/o que implican incumplimiento de algún requerimiento GMP o en la autorización de comercialización. Normalmente clasificamos las desviaciones en críticas, mayores, menores o incidencias considerando su impacto en el producto, en asuntos regulatorios y/o en normativa GMP. Actualmente se espera que la clasificación de las desviaciones se realice utilizando el enfoque de gestión del riesgo. El enfoque de gestión del riesgo es una herramienta muy útil que, implantándola en nuestro procedimiento de desviaciones, permite sistematizar esta clasificación y evitar preguntas y dudas al respecto. Cualquier desviación significativa ha de quedar totalmente registrada y debe ser investigada, con el objetivo de determinar la causa raíz, e implantar las acciones correctoras y preventivas adecuadas.

Para mitigar las desviaciones, hay que ajustar al máximo los parámetros con los que elaborar estrategias y planificaciones. Un análisis de desviaciones pretende disponer de toda la información sobre dichos procesos para poder elaborar respuestas acordes a la realidad. Se trata de ajustar lo máximo posible las previsiones con el funcionamiento real de la empresa. Con ello podremos optimizar el uso de recursos y generar mayor competitividad. El análisis de desviaciones permite llevar a cabo el cálculo de costes según diferentes criterios. Implementan la cantidad y calidad de información para los diferentes actores involucrados en la actividad empresarial. El análisis de desviaciones contribuye a mejorar la calidad de nuestras decisiones por el implemento de la información y su detalle. Una empresa manufacturera puede utilizar el análisis de desviaciones para comparar el coste previsto de materias primas con el coste real. Si se observa una desviación significativa, la empresa puede investigar las causas, como cambios en los precios de los proveedores o fluctuaciones en la demanda del mercado. Este análisis puede revelar ineficiencias en la planificación o ejecución, lo que permite realizar ajustes para futuros proyectos.

Mediante el control financiero se evitan sorpresas en el momento del cierre del periodo fiscal, ya que es el mejor método para desviaciones en los presupuestos y líneas operacionales o estratégicas de la empresa para poder corregirlas cuanto antes. El control financiero permite saber exactamente en qué márgenes, a nivel de presupuestos, inversiones, etc., se mueve la empresa para poder compensar, equilibrar y corregir las desviaciones detectadas en los objetivos previstos. No obstante, en ocasiones resulta complejo saber cuál es la causa exacta de una desviación detectada por el control financiero, puesto que un descenso de las ventas de un producto puede no ser un problema de los comerciales, ni del departamento de marketing, sino una consecuencia de fallos en la producción o de la aparición de un nuevo y fuerte competidor. Contratar a profesionales verdaderamente especializados en control financiero, ya sea a nivel interno de la empresa o utilizando los servicios de una consultora externa. Adquirir herramientas de control financiero de calidad y aprender a usarlas correctamente Fijarse en los problemas de índole financiero que la propia experiencia o la de otras empresas ha demostrado que suelen ser habituales: Inventarios excesivos: pérdidas por deterioro, almacenaje, obsolescencias, etc. Exceso de facturas por cobrar y pagar. Inversión en activos fijos tangibles por encima de las necesidades de la empresa. Condiciones operativas de un nivel inferior a la competencia. Volumen de ventas muy elevado y no proporcional a la fuente de medios propios. Problemas de stock y logística. Inversiones inadecuadas. Gastos excesivos en algunos departamentos o partidas. Desequilibrios en la situación del activo, el pasivo y/o el patrimonio neto. A la hora de tomar las decisiones correctivas adecuadas, no se debe olvidar que las empresas y organizaciones, sobre todo si son de tamaño considerable, son como un gran engranaje donde sus diversas y múltiples piezas se interrelacionan, afectándose las unas a las otras.