¿Qué incluye el checklist de cumplimiento?

El calendario para implementar los documentos equivalentes electrónicos fue modificado en varias ocasiones en las resoluciones 008 del 31 de enero de 2024 y la 119 del 30 de julio de 2024. Calendario de implementación para el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S: Grupo Fecha implementación Calidad del contribuyente de renta y complementarios 11 mayo de 2024 Grandes contribuyentes 21 de junio de 2024 Declarantes del impuesto sobre la Renta que no tengan calidad de grandes contribuyentes 31 de julio de 2024 No declarantes del impuesto sobre la renta Sujetos que no tengan ninguna de las calidades mencionadas Otros documentos equivalentes: Documento equivalente electrónico Fecha máxima implementación Tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros 1 de septiembre de 2024 Boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento de juegos de suerte y azar diferentes a los juegos localizados 1 de septiembre de 2024 Documento en juegos localizados 1 de septiembre de 2024 Documento expedido pera el cobro de peajes 1 de octubre de 2024 Comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores 1 de octubre de 2024 Documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities 1 de octubre de 2024 Boleta de ingreso a espectáculos públicos de las artes escénicas, y otros espectáculos públicos 1 de noviembre de 2024 Boleta de ingreso a cine 1 de noviembre de 2024 Servicios públicos domiciliarios 1 de noviembre de 2024 Tiquete de transporte de pasajeros 1 de noviembre de 2024 Extracto 1 de noviembre de 2024

Un checklist, o lista de verificación, es una herramienta utilizada para asegurarse de que todas las tareas o pasos necesarios en un proceso se completan correctamente. Esta lista es especialmente útil en contextos donde se requiere un alto nivel de precisión y organización, como en la gestión de proyectos, auditorías, inspecciones y procesos operativos. Ayuda en el trabajo que se diseña para reducir los errores provocados por los potenciales límites de la memoria y la atención en el ser humano. Ayuda a asegurar la consistencia y exhaustividad en la realización de una tarea. Un ejemplo sencillo de un listado de comprobación será un listado de tareas pendientes. Identificar las tareas: Desglosa el proceso en todas las tareas individuales que deben completarse. Orden lógico: Organiza las tareas en un orden lógico o cronológico. Claridad: Asegúrate de que cada tarea esté claramente definida. Priorización: Resalta las tareas más críticas para darles mayor visibilidad. Revisión: Revisa y actualiza el checklist regularmente para adaptarlo a cualquier cambio en el proceso.

El checklist de cumplimiento incluye la factura comercial detallada, la Declaración aduanera y documentos de transporte, los comprobantes de pago reales, las pólizas de seguro y facturas de flete, los certificados de origen o permisos especiales, y el soporte contable y documental interno. La factura es la base de toda operación aduanera, y no debe contener descripciones genéricas como “mercadería varias” o “productos industriales”. Cada ítem debe estar claramente identificado con nombre, modelo, características técnicas, precios unitarios, totales, moneda y condiciones de venta. La Declaración Aduanera de Importación, el conocimiento de embarque o guía aérea y el packing list deben estar alineados. Estos documentos permiten verificar que la mercancía declarada corresponde a la que efectivamente fue transportada y nacionalizada. No basta con declarar un valor, hay que demostrar que fue efectivamente pagado, por eso, debes contar con transferencias bancarias, comprobantes SWIFT, órdenes de pago u otros documentos financieros que respalden la transacción. Si accediste a preferencias arancelarias, es obligatorio conservar el certificado de origen correspondiente. La Aduana puede solicitar evidencia del ingreso de la mercancía a tus procesos internos, como registros contables, actas de recepción, movimientos de inventario, y en algunos casos, facturación interna.

Una checklist incluye una serie de controles que deben ser revisados con el fin de alcanzar el cumplimiento legal. Cabe tener en cuenta que entre ellos existen dos niveles de complejidad: básico y avanzado. El nivel básico de complejidad hace referencia a aquellos recursos y esfuerzos que son asumibles, aplicables a través de funcionalidades sencillas. En este nivel se incluye el inventario de los servidores de almacenamiento. Este ítem hace referencia a la información dada a los empleados sobre los servidores de almacenamiento disponibles, la información que se comparte, qué datos deben almacenarse en ellos y las responsabilidades que conlleva. También forma parte del nivel básico los criterios de almacenamiento. Este incluye la información dada a los empleados sobre los criterios de almacenamiento corporativos: qué se puede almacenar, quién tiene acceso y cuándo se elimina la información. El tercer control de la checklist en este nivel básico tiene que ver con la clasificación de la información. En él se hace referencia a si la empresa u organización informa a los empleados acerca de la necesidad de cumplir con la política de clasificación de la información en el momento de almacenar y eliminar información en la red corporativa. En el nivel avanzado se incluye el control de acceso, si la empresa establece e implementa reglas de acceso que permiten llevar un control de quién tiene acceso y a qué discos o directorios. En cuanto a las copias de seguridad, se hace referencia a si la empresa u organización define un plan de copias de seguridad en el que se detalle la información a guardar, cada cuánto se va a hacer, dónde se va a guardar y el tiempo que se conservará la copia. El acceso limitado es el ítem de la checklist referente a si se permite el acceso a los empleados únicamente a los repositorios necesarios para llevar a cabo su trabajo. También se hace referencia al almacenamiento clasificado. Este ítem incluye si se crean carpetas organizadas según la política de clasificación de la información para que el personal pueda almacenar la documentación donde corresponde. Además, dentro del mismo se hacer referencia a si se asignan los permisos de acceso pertinentes según el perfil de cada empleado. En este nivel de controles avanzado se incluye uno de ellos referente a la auditoria de servidores. Esto es si la empresa u organización revisa de manera periódica el estado de los servidores, su uso actual, la capacidad, los registros o las estadísticas de uso, entre otros. Finalmente, el último control de esta checklist para el cumplimiento legal es el referente al cifrado de la información. Este ítem de nivel avanzado hace referencia a si la organización cifra la información crítica almacenada en los servidores.

La lista de chequeo o checklist es un formato creado para llevar un control en las tareas o acciones que debemos realizar en una organización, ya sea al realizar actividades repetitivas, verificar el cumplimiento de una lista de requisitos o simplemente recolectar datos de forma sistemática. Una checklist tiene las siguientes finalidades: Verificar que las distintas actividades de la empresa se realizan de forma correcta y en el orden establecido. Brindar soporte en la realización de inspecciones, dejando constancia de aquellos puntos que hayan sido evaluados. Verificar o examinar artículos de una forma detallada y con un procedimiento común. Identificar el origen de posibles defectos de una forma sencilla. Recopilar información de valor para posteriores análisis. Los aspectos a verificar en un checklist son diferentes en función de cada empresa, algunos ejemplos son: Seguridad en el lugar de trabajo, calidad del producto o servicio, mantenimiento, comunicación y documentación, cumplimiento legal. Algunos ejemplos de aspectos a verificar son: ¿Todas las salidas de emergencia están despejadas y marcadas claramente! ¿Los extintores de incendios están en su lugar y en buen estado? ¿Los productos o servicios cumplen con las especificaciones indicadas? ¿Los productos o servicios han pasado satisfactoriamente todas las pruebas necesarias? ¿Se han realizado todas las tareas de mantenimiento programadas en los equipos y/o instalaciones? ¿Se han eliminado los residuos o escombros de forma adecuada? ¿Se ha informado a todo el personal sobre los cambios importantes realizados en los procedimientos o políticas? ¿Se han actualizado los registros y la documentación relativa de acuerdo a estos cambios? ¿Se han realizado todas las inspecciones requeridas? ¿Se han llevado a cabo acciones correctivas para solventar algún incumplimiento identificado?